Ich erhielt ca. 2 Wochen vor Beginn meiner Ausbildung einen Brief vom BMI, dass ich mich am Montag, den 01.09.2008 um 9 Uhr zur Eröffnungsveranstaltung mit anschließender Übergabe des Ausbildungsvertrages einfinden soll. Die anderen Azubis und ich wurden in das Besucherzentrum gebracht, wo der Personalratsvorsitzende, der Leiter der Zentralabteilung, die Ausbildungsleiterin der Fachangestellten für Bürokommunikation(FAB) und der Vorsitzende der Jugend- und Auszubildendenvertretung ihre Reden hielten. Anschließend bekamen wir unseren Ausbildungsvertrag überreicht und wurden dabei fotografiert. Nach der Eröffnungsveranstaltung bekam jeder noch einen Laufzettel (der musste an verschiedenen Stellen in den nächsten Tagen abgearbeitet werden), unsere Hausausweise, einen großen Beutel voller Material für die Berufsschule.

Nun begannen die zwei „Schnupperwochen“ im Personalreferat, die meine Kollegin Dajana und ich mit den FABs zusammen durchliefen. Schulungen und Ausflüge, die für die nächsten 2 Wochen angesetzt waren, absolvierten wir also alle gemeinsam und auch die Pausen verbrachten wir gemeinsam.

Während wir also unsere Laufzettel abarbeiteten und in die Konferenzräume zu verschiedenen Vorträgen eingeladen waren, erhielten wir einen ersten Einblick in die Arbeit  des BMI und des öffentlichen Dienstes allgemein und bekamen viele Infos zu dem Verlauf unserer Ausbildungen, aber auch zu Gesetzen und Regelungen, welche uns oder unsere Ausbildung direkt betreffen. Die entspannte Atmosphäre und der freundliche Umgang mit uns, gefielen mir von Anfang an sehr gut.

Die FABs haben jedoch, im Gegensatz zu uns Fachinformatikern, ihren Berufsschulunterricht nicht wochenweise, sondern gehen jede Woche für zwei Tage in die Berufsschule. An diesen Tagen war deshalb kein gemeinsames Programm angesetzt und Dajana und ich waren im Referat Z6 eingeteilt, wo auch unser Ausbildungsleister, Herr Meier und die Azubis aus dem 3. Lehrjahr arbeiteten.

Wir wurden in unsere PCs eingewiesen und bekamen die notwendigen Passwörter. Anschließend machte Herr Meier verschiedene Aufgaben mit uns, z.B. wie wir uns unsere Ausbildung vorstellen und was uns dabei besonders wichtig ist. Uns wurde auch erklärt wie wir unseren Ausbildungsnachweis und unseren Zeiterfassungsbogen zu schreiben haben.

Als die FABs am nächsten Tag wieder aus der Berufsschule zurück waren, wurde uns erklärt, wie im Krankheitsfalle vorzugehen ist und welche Formulare man noch ausfüllen muss, z.B. nach Krankheitsfällen, für den Urlaub, für Dienstreisen und vieles mehr. Die erste Woche verging also wie im Flug und wir hatten uns schon ein bisschen eingelebt.

Die zweite Woche verlief ähnlich wie die erste, wir hatten weiterhin viel Theorie, was manchmal auch ein wenig ermüdend war. Einen Ausflug haben wir aber auch gemacht, zum Museum des Deutschen Widerstandes. Wenn wir bei Herrn Meier waren bekamen wir auch schon die ersten Aufgaben. Uns wurde ausführlich der Aufbau des Referats und die IT-Richtlinie erklärt, bei einem Rundgang durchs Referat Z6 stellten wir uns den Mitarbeitern und dem Referatsleiter vor und wir erfuhren wie die Zeitungsabos funktionieren, damit wir für unsere Ausbildung relevante IT-Fachzeitschriften regelmäßig erhalten. Außerdem erledigten wir eine Menge Aufgaben rund um Microsoft Office und erhielten eine erste größere Aufgabe in Form einer Marktanalysen für die Beschaffung mehrerer Printserver.

Bei einer Marktanalyse überlegt man vorher genau, was die Geräte später mindestens können müssen, sogenannte K.O. Kriterien. Anschließend recherchiert man im Internet und in Fachzeitschriften nach entsprechender Hardware und erstellt eine Bewertungsmatrix, wo man den einzelnen Produkten, entsprechend ihrer Fähigkeiten, Punkte vergibt. Nachdem man den Sieger festgelegt hat, sucht man nach Onlineshops, die das Gerät besonders günstig anbieten, beachtet dabei aber auch die Bewertungen des Onlineshops von anderen Käufern und die Lieferbedingungen. Als wir fertig waren und Herr Meier mit unseren Arbeitsergebnissen zufrieden war, wurde die Hardware bestellt.

Eine Woche später bekamen wir von Herrn Meier den Auftrag ein erstes richtiges Projekt durchzuführen. Wir sollten uns umfangreich über Spracherkennungssoftware informieren und anschließend recherchieren und zuletzt testen, ob man diese im Schreibdienst des BMI einsetzen könne. Die ersten Tage haben wir also den Markt mit Hilfe des Internets und der hauseigenen Bibliothek des BMI untersucht, den Ablauf unseres Projektes geplant und anhand unserer Ergebnisse das vielversprechendste Produkt für einen Test ausgewählt. Dajana und ich haben uns mit den Herstellern in Verbindung gesetzt, um kostenlose Versionen für den Test zu bekommen. Nachdem diese eingetroffen war, führten wir den umfangreichen Test durch, indem wir Texte, die bereits in einem ähnlichen Projekt im Jahre 1998 benutzt wurden, mehrfach diktierten und den von der Software generierten Text nachher auswerteten und Fehlerstatistiken erstellten. Während der Testphase fertigten wir einen Vermerk an, der die ganze Sache genau Dokumentiert und hinterher in der Registratur archiviert wurde. Wenn sich also ein anderer Mitarbeiter über den Test informieren möchte, kann er unsere Vorgehensweise und unsere Entscheidungen später genau kontrollieren.

Obwohl die Software zu Anfang sehr begeistern konnte, stellten wir zum Ende unseres Projektes jedoch fest, dass die Spracherkennung mit einem schnellen und sicheren Schreiber nicht mithalten kann und auch die dauernde Belastung der Stimme die Arbeit nicht vereinfacht. Leider war auch die Fehlerquote nicht deutlich besser als beim Test von 1998.

Zeitgleich zu unserem Projekt mit der Spracherkennungssoftware, hatten wir in Vorbereitung auf unseren Ausbildungsabschnitt im Benutzer- und Vor-Ort-Service, wo man viel mit den anderen Mitarbeitern des Hauses in Kontakt kommt, ein Kommunikationstraining durch Herrn Meier. Nach einer kurzen Schulung über verschiedene rhetorische Techniken, stellten wir mögliche - teils auch Konflikt-Situationen nach, in denen wir einen kühlen Kopf bewahren und dem fiktiven Mitarbeiter bei seinem IT Problem helfen sollten. Herr Meier filmte dabei unsere Gespräche und wertete anschließend die Fehler mit uns gemeinsam aus und erklärte uns wie wir in Zukunft noch besser reagieren könnten.

Die ersten Wochen im BMI waren sehr informativ und machten auch viel Spaß, wie eine so große Behörde aufgebaut ist, erfährt man schließlich nicht jeden Tag. Zwischendurch hatten wir Berufsschulwochen, in denen wir vor lauter Theorie unsere Arbeit im BMI schon ein wenig vermissten.

Erfahrungsbericht von Robert Preuß, Einstellungsjahrgang 2008